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【人材派遣】給与明細を電子化するメリットと注意点!役立つツールを紹介

 

給与明細は、2007年1月に電子交付が認められました。現在は、給与明細を電子化している派遣会社も多くなってきています。さらに2019年の新型コロナウイルスの影響も相まって、こういった電子化の動きはさらに加速しています。

 

 

「導入方法がわからず電子化ができない」

「給与明細電子化のメリットは?」

「電子化を導入する際の注意点は?」

 

 

電子化が加速している現在も、こういった疑問を抱えてなかなか踏み出せない派遣会社は少なくないのではないでしょうか。

 

 

今回は、電子化やペーパーレス化を検討中の方向けに、電子化するメリットや注意点を解説します。最後に電子化に役立つおすすめツールも紹介しますので、ぜひ最後までお付き合いください。

 

 

給与明細を電子化するメリット

 

 

給与明細の交付は、所得税法によって義務付けられており、従業員に必ず交付しなければなりません。紙の給与明細が一般的でしたが、給与明細は電子化し、データとして交付することも認められています。

 

 

給与明細を電子化することで、次のようなメリットが考えられます。

 

 

封入や郵送作業の負担軽減

 

 

給与明細を電子化すれば、封入や郵送作業がなくなり、作業負担が軽減できます。

 

 

紙の給与明細の場合は、手渡しもしくは郵送して交付しなければなりません。

 

 

特に派遣会社の場合、派遣スタッフが派遣元会社に就業しているケースは少ないため、手渡しは難しくなります。毎月の給与明細をスタッフあてに封入し、郵送しなければいけないのは大きな手間です。給与明細の電子化は、こういった作業負担を減らすメリットがあります。

 

 

ペーパーレスでコストの削減

 

 

給与明細を電子化すれば、コストの削減にもつながります。

 

 

紙代・印刷代・郵送費など、多くの従業員を抱える会社ほど、毎月の固定費として重くのしかかります。電子化をすることで、こういった雑費はもちろん、郵送するための人件費なども削減できるでしょう。

 

 

書類の保管・管理が楽

 

 

電子化した書類は保管が楽な上、管理がしやすいのがメリットです。

 

 

紙の書類は物理的にスペースを要するため、書類フォルダーや保管棚などが必要になります。

 

 

また、膨大な書類の中から必要なものをすぐに探し出すことは難しいでしょう。

 

 

これは給与明細に限ったことではありませんが、電子化することで保管スペースが不要になり、必要な書類を必要なときにすぐに取り出せるメリットがあります。

 

 

給与明細の電子化で気を付けたいこと

 

 

メリットの多い給与明細の電子化ですが、いくつか気を付けたいこともあります。

 

 

電子化する前に、以下の点に注意してください。

 

 

従業員が電子データに対応できない場合

 

 

今や誰でもパソコンやスマートフォンを持っている時代ですが、従業員の中で持っていないという方がいることも考えられます

 

 

特に高齢の従業員の場合、昔ながらの携帯しか持っておらず、給与明細の確認ができない場合もあります。そういった場合は手渡しか、郵送対応となり、電子化ができません。

 

 

従業員の同意がないとできない

 

 

給与明細のデータでの交付は、従業員の同意が必須です。従業員の同意が得られない場合、勝手に電子化することはできません。

 

 

上で触れたように、電子機器を持っていない人や、家族で共通のパソコンを使っている人など、事情がさまざま考えられ、紙の給与明細を希望する方もいます。必ず従業員からの承諾を得ることが重要です。

 

 

誤送信のリスクがある

 

 

給与明細の電子化で郵送の手間はなくなりますが、メール送信作業は変わらずあります。郵送と違ってボタン1つで送信されるため、誤って別のスタッフに給与明細を送ってしまった、というトラブルも起きかねません。

 

 

給与明細は、個人情報が載った重要書類です。郵送する場合も同じことが言えますが、メールの手軽さもあって確認を怠ると、ミスにつながってしまいます。

 

 

給与明細を電子化するには?

 

 

ひとことに給与明細の電子化といっても、すぐにできるものではありません。

 

 

給与明細を電子化するためには、「ソフト導入の検討」と「従業員へ同意書の配布」が必要になります。

 

 

ソフトの導入を検討しましょう

 

 

現在タイムシートを使っていたり、エクセルで対応していたりする場合は、勤怠管理・給与計算システムの導入から検討した方がよさそうです。これらと連携することで、より業務効率が図れます。

 

 

勤怠管理と給与計算の既存のソフトがすでにある場合は、新しいソフトとの連携ができるのか確認が必要です。場合によってはシステムの入れ替えを検討することをおすすめします。

 

 

従業員へ同意書を配布しましょう

 

 

先述したように、電子化には従業員からの同意が必要なため、同意書を配布して通達しなければなりません。

 

 

規定のフォーマットはないため自社で作成しても問題ありませんが、同意書に記載が必要な項目として「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者氏名」が必要です。

 

詳しくは、国税庁のページで確認できます。

 

 

承諾が得られなかった場合は、原則郵送で対応することになります。承諾を得るためにも、セキュリティ面やメリットについて事前に伝えておくといいでしょう。

 

 

給与明細の電子化には「クオリード人材派遣」

 

 

給与明細の電子化には、ソフトの導入が必須と言えます。しかし数多くのソフトの中から、最適なものを選び出すのは非常に難しいものです。

 

 

そこで、今回は給与明細の電子化に役立つ「クオリード人材派遣」をご紹介します。

 

 

クオリード人材派遣は、人材派遣業に特化した管理ソフトで、勤怠管理・給与計算・スタッフ管理・請求管理など派遣業に欠かせない機能が網羅されているソフトです。

 

 

すでに使っているソフトとの連携もできるため、既存のソフトを無駄にすることなく必要な機能を取り入れられます。柔軟なカスタマイズも可能なため、自社の業務に合わせてのちに機能を追加できる点も便利なポイントです。

 

 

給与明細の電子化に役立つ、特に便利な機能を以下に紹介します。

 

 

便利な給与明細の一斉送信機能

 

 

電子化した給与明細の交付方法は、「メール送信」か「ネット閲覧」の2択になりますが、クオリード人材派遣は、どちらにも対応が可能です。

 

 

特にメールで給与明細を交付するとなった場合は、送信作業が手間になります。異なる給料日や就業場所によってメールリストを作成し、一人ひとりに配布しなければならないでしょう。

 

 

こういった煩雑な作業に対し、給与明細の一斉送信の機能が追加できるようになっています。さらに給与明細だけでなく、就労条件明示書、源泉徴収票も一斉送信機能が備わっており、ボタン1つで配布ができます。

 

 

とりわけ毎月交付する必要がある給与明細は、作業負担が多くなる分、一斉送信の機能はかゆいところに手が届く便利な機能といえるでしょう。

 

 

まとめ

 

 

給与明細の電子化は、作業負担の軽減・コスト削減・管理と保管の簡易化などさまざまなメリットをもたらします。

 

 

ただし、従業員からの同意が必要な点は注意しておきたいポイントです。また、最適な管理ソフトの導入も必要になってきます。

 

 

電子化するにもコストや手間がかかりますが、のちに多くのメリットを享受できると考えれば、前向きに電子化・ペーパーレス化を考えるのも悪くありません。

 

 

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