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多忙な年末を乗り越える!人材派遣会社の年末調整業務の負担を軽減するには

 

毎年にやってくる煩雑な業務の1つ、年末調整。

多くの派遣スタッフを抱える派遣会社にとって、特に大変な作業です。

 

 

「またこの時期がやってきた」と憂鬱に感じている方もいらっしゃるかもしれません。

 

 

この年末調整業務の負担はとても大きいですが、裏を返せばこの作業を効率化することで余裕が生まれ、大きな作業負担軽減につながります。

 

 

忙しい時期でも、ほかの業務に時間を充てることができ、気持ちよく年末を迎えられるのではないでしょうか。

 

 

今回のコラムでは、人材派遣会社の年末調整について解説していきます。

 

 

最後に年末調整業務を効率化するおすすめのソフトも紹介していきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

 

 

年末調整の役割とは?

 

 

そもそも年末調整は何のために行うものなのでしょうか。

まずはここからおさらいしておきましょう。

 

 

年末調整は、正確な所得税額を計算し、年末に調整する作業のことです。

 

 

毎月給与から引かれている所得税は、実は概算のため正確な数字ではありません。

 

 

そこで、年末に1年間の所得を確定させた上で、正式な所得税額を計算して調整するのです。

 

 

多く納め過ぎていた人には還付(返金)され、納める額が少なかった人は、給与から差し引かれます。これが年末調整です。

 

 

この年末調整は、基本的には就業先の会社側が行いますが、派遣スタッフの場合はその仲介の人材派遣会社が行う業務です。

 

 

 人材派遣会社の年末調整はなぜ大変なのか?3つの理由

 

 

人材派遣会社の年末調整業務は、通常よりも手間がかかります。

その理由はなぜでしょうか。

 

 

ここでは派遣会社の年末調整が大変な理由を3つ紹介します。

 

 

スタッフごとに異なる雇用状況と必要書類

 

人材派遣会社の登録スタッフは、それぞれ雇用状況が違います。

 

 

時給・日給・在宅ワーク・フレックスなど働き方によって給与形態も異なり、これに応じた年末調整が必要になるため、業務は煩雑化するのです。

 

 

さらに複数の就労先で働いているスタッフの場合は、派遣先企業の給与や条件も違うため、各書類を集めなければなりません。

 

 

このように個々のスタッフに合わせて対応しなければならず、派遣会社における年末調整が大変な理由の1つです。

 

 

書類の郵送や収集作業

 

 

人材派遣会社は、派遣スタッフあてに「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を配布し、それぞれ記入してもらった後に回収します。

 

 

一般的には12月の年末調整に間に合うように、11月頃からこの郵送作業や連絡業務を行います。

 

 

また、提出が必要な書類は派遣スタッフごとに違います。

 

 

保険に加入している人は「保険料控除証明書」が必要ですし、住宅ローンを組んでいる方は「住宅ローン控除証明書」が必要です。

 

 

人によって必要な書類が違い、送るタイミングも異なるため、必要な書類が揃わないと年末調整業務がギリギリになることも。

 

 

こういった書類の郵送作業や収集作業は派遣会社の大きな作業負担となります。

 

 

年末は繁忙期であるため

 

 

年末はただでさえ忙しく、年末年始の休暇前に大量の仕事をさばかなければなりません。

 

 

加えて年末調整の業務があるため、派遣会社にとって負担も大きいのです。

 

 

年末調整の提出期限は1月31日。

 

 

これまでに提出ができないと、派遣スタッフ個人で確定申告をしなければいけません。

 

 

提出が間に合わずに、派遣スタッフに不満や負担を与えてしまっては問題です。

 

 

今後長く働いてもらうためにも、派遣会社側がサポートし、派遣会社側で確実に年末調整を行う必要があります。

 

 

こういった業務を多忙な年末に処理しなければいけないため、作業負担が大きくなります。

 

 

ミスは許されない。派遣会社の年末調整における注意点

 

 

個人情報を取り扱う派遣会社は、年末調整において注意しなければいけない点がいくつかあります。

 

 

膨大で大変手間のかかる業務ですが、それと同時に慎重に行うべき作業です。

 

 

ここではその注意点を確認しておきましょう。

 

 

個人情報の漏洩

 

 

第一に気を付けたいのが、個人情報の漏洩です。

 

 

人材派遣会社は膨大なスタッフ情報を保管しています。

 

 

年収や住所、家族構成、保険や住宅ローンなど、これらはプライベートな情報であり、適切に管理しなければなりません。

 

 

社内の従業員同士であっても、不要に情報を共有してはなりません。

 

 

さらに間違った相手に情報を送ってしまったり、間違った書類を添付してしまったりしては問題です。

 

 

個人情報の漏洩につながってしまうため、こういったミスは許されません。

 

 

また年末調整で使用した書類は、翌年1月10日の翌日から7年間保存しなければいけない義務があります。

 

 

情報管理は適切に行わなければなりません。

 

 

税制改正への対応

 

 

毎年行われる「税制改正」も注意しておきたい点です。

 

 

税制改正は、税金に関する制度の見直しのこと。

 

 

この制度が年末調整業務にもかかわってくるため、確認しておく必要があります。

 

 

2021年4月、国税庁より源泉所得税の改正のあらましが発表されています。

https://www.obc.co.jp/360/list/post180

 

 

税務関係書類における押印義務の見直しなど、今年も少なからず変更があるようです。

 

 

こういった税制改正への対応にも、気を付けなければなりません。

 

 

 人材派遣会社の年末調整を効率的にするシステム

 

 

年末調整業務は煩雑でありながら、慎重な作業が求められます。

 

 

担当者の負担やプレッシャーは重くなるばかりです。

 

 

こういった業務を効率化・作業負担軽減を実現するためには、人材派遣管理システムでデジタル化をしていくことを検討しましょう。

 

 

管理システムには、「スタッフ情報」「勤怠情報」「給与計算」などの情報が1つに集約され、これらの情報を連携して年末調整業務を行うことができます。

 

 

これにより、大幅な作業負担軽減が期待できるのです。

 

 

クオリード人材派遣クラウド

出典:https://quo-haken.com/

 

 

「年末調整業務の負担を少しでも減らしたい。」

 

 

こういったお悩みを抱えている方におすすめしたいのが、「クオリード人材派遣クラウド」。

 

 

年末調整にとどまらず人材派遣業務を網羅し、効率化するおすすめの管理ソフトです。

 

 

派遣業を知り尽くしたエンジニアが設計しており、スタッフ管理、クライアント管理、受注管理、請求管理、給与管理の煩雑な派遣業務を網羅し、データを統一、集約できます。

 

 

クラウド型ソフトのためセキュリティ面も問題なく、SMEサポーターに認定された信頼のおける事業者より提供されています。

 

 

※SMEサポーターとは:経済産業大臣より認定を受けたIT活用を支援する事業者のこと。

 

 

個人情報を多く取り扱う派遣会社にとっても、安心して利用できる管理ソフトといえます。

 

 

クオリードの年末調整機能

 

 

クオリードの年末調整機能では、各スタッフの情報を入力し、登録しておくことで効率的な情報管理ができます。

 

 

マイナンバーはもちろん、保険料や住宅借入金などスタッフに対する各種控除情報も登録可能。

 

 

年末調整で入力した情報を基に、「源泉徴収票」「給与支払報告書」もボタンひとつで作成できます。

 

 

税制改正の最新の情報にも対応しており、こちらで確認せずとも安心して利用ができるのも魅力です。

 

 

詳しくは、クオリード人材派遣クラウドの公式HPをご覧ください。

https://quo-haken.com/

 

 

最後に

 

 

人材派遣会社の業務は膨大で、特にこの年末調整業務の効率化はどこの会社でも課題となっています。

 

 

国税庁により、年末調整のペーパーレス化も推進されており、管理システムの導入は今後必須といえます。

 

 

人材派遣システムをうまく活用して、年末調整業務に追われるストレスから解放されましょう。

 

 

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