人材派遣契約書のEXCEL管理の問題点は?

 

人材派遣業を行う上で必要な契約書関係。

 

 

労働者派遣個別契約書など、派遣を行う上で

法律上必要となる契約書は複数存在します。

 

 

ご存知の通り、これらは派遣を行うたびに作成し、

保管管理をしなければなりません。

 

 

同じような派遣契約でも、派遣を行うたびに作成が必要なことから

非常に手間がかかってします性質のものでもあります。

 

 

にもかかわらず、人材派遣業様において、

この作業をEXCELで行っていることが多く見受けられます。

 

 

たしかに契約書を紙ベースで作成するだけなら、毎回EXCELで作成し、

ファイル管理を行うことでも対応できるかもしれません。

 

 

 

でもそれには限界があります。

 

 

 

はたして大量の契約をEXCELファイルで管理できますでしょうか?

 

 

 ・誤って上書き保存をしてしまった。

 

 ・誤ってファイルを消去してしまった。

 

 ・バックアップがなく、パソコンが壊れてしまった。

 

 

などなど、EXCELでの管理では様々な問題が発生します。

 

 

 

原因はなぜでしょう?

 

 

 

EXCELでは、中身の内容にかかわらず、

ファイル名でしか管理できません。

 

 

 

ファイル名が同一であれば上書きとなりますし、

1文字でも違えば別管理となってしまいます。

 

 

 

また、派遣業にとっては重要な契約文書も、

他の文書ファイルと同等の扱いとなってしまいます。

 

 

 

大切なのは、中身のデータであるにも関わらず、

ファイル名だけで管理するのは非常に危険であると言えます。

 

 

 

そこで活躍するのが、派遣業務システムです。

 

 

 

派遣業務システムでは、契約の内容、スタッフの情報、顧客の情報などを連動させ、

事務の効率化はもちろん、大切な契約関連の書類をデータとして管理することができます。

 

 

 

もちろんデータはファイルという形ではなく、

データベースという特別な領域に保管されています。

 

 

 

大切なデータを紛失や消失から守り、さらに中のデータを検索したり

用することができる派遣業務システム

 

 

 

EXCEL管理している方は、ぜひ検討されてみてはいかがでしょうか?

 

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