膨大な情報を管理する人材派遣会社。
適切な管理ソフトを導入して業務効率化を図ることは必要不可欠です。
とはいえ、数ある管理ソフトから自社に合ったソフトを見つけ出すのは難しいもの。
大きな導入コストもかかり、管理ソフト選びで失敗したくないですよね。
「自社に合ったシステムの選定ができない」
「社内の業務効率化を図れる管理ソフトは？」
「管理ソフトの選び方のポイントは？」
今回はこういった疑問・お悩みにお答えします。
この記事では、よくある導入失敗事例などを交えながら人材派遣会社に適した管理ソフトの選び方を紹介していきます。
新しく管理ソフトの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
人材派遣会社が抱えている課題
時代や経済の流れに影響されやすい人材派遣業界。
まずは人材派遣会社が抱える課題について考えてみましょう。
業務の効率化
膨大な情報を管理しなければいけない派遣会社の業務は多岐にわたります。
登録スタッフ・派遣先企業情報の管理、勤怠管理、給与管理といった煩雑な業務は効率化することが必須です。
中でも勤怠管理は、派遣先企業によって勤怠申請の方法が違います。タイムカードや専用の用紙に記入するなど方法はさまざま。
各企業より送られてきた勤怠情報を手入力する必要があり、記入漏れや入力ミスがあれば正確な給与計算ができません。
こういった人材派遣会社ならではの煩雑な業務は、効率化していくのが課題といえます。
テレワークへの対応
新型コロナウイルスにより、テレワークという働き方が浸透しています。
正社員はもちろん、派遣労働者も積極的にテレワークの活用を図るように国から要請されています。
特に事務職の人材を抱える派遣会社は、今後「テレワーク派遣」の求人を増やしていく必要があるでしょう。
これに伴って、派遣先企業・スタッフとの連絡方法や新たな就業ルールなどを整備していかなくてはなりません。
テレワークに不慣れなスタッフや派遣先企業のサポートも必要になっていきます。
こうしたテレワーク化の大きな流れに対応していくことも課題の1つです。
人材派遣管理ソフトがおすすめな理由
人材派遣会社が抱える課題として、「業務の効率化」と「テレワークの対応」の2点を挙げました。
この2点の課題を解決するためにも「人材派遣管理ソフト」の導入がおすすめです。
人材派遣管理ソフトはその名の通り、人材派遣の業務に特化した管理ソフトのこと。
煩雑な業務の効率化を図ることができます。
テレワーク対応はもちろん、派遣会社の社内のテレワーク化にも多い活用できます。
ここではそんな人材派遣管理ソフトがおすすめな理由を紹介します。
１.派遣業務の煩雑さを改善できる
前述したとおり「業務の効率化」は人材派遣会社にとって必要不可欠な課題です。
100人以上のスタッフを抱える派遣会社の個人情報の管理は、エクセルでは限界があります。
人材派遣管理ソフトを導入することで、情報を一元管理することができ、必要なときに必要な情報を引き出しやすくなります。
必要以上の人員や時間を割かなくていいため、働く社員の業務負担も減り、効率化につながります。
2.テレワークにも対応できる
人材派遣管理ソフトはクラウド型のものがあり、インストール不要でインターネットがあればすぐに使うことができます。
スマートフォンからでも勤怠の打刻ができるので、それぞれのスタッフが個々で簡単に勤怠申請できます。
派遣先企業からの勤怠提出の遅れや、煩雑な勤怠の手入力作業も必要なくなるでしょう。
時間や場所を選ばず使用でき、テレワークにも最適です。
3.ミスマッチを防げる
人材派遣会社は求職者と企業をマッチングさせることで就業を促し、利益につなげます。
しかしながら膨大なスタッフ情報の中から、企業の求める人材を見つけるのは容易なことではないでしょう。
各スタッフの特性や強み、職務経歴や希望職種などの情報をしっかり管理しておく必要があります。
人材派遣管理ソフトがあればこの膨大な情報の管理ができ、必要な時に必要な情報引き出すことができます。
人材マッチングの業務もスムーズ行え、ミスマッチも少なくなります。
さらに管理ソフトによっては、この「人材マッチング機能」が付いているソフトも。
登録されているデータを基に、AI（人工知能）による求職者に合った的確なマッチングを行います。
データに基づいた正確性があるため、ミスマッチを防ぐことにもつながります。
人材派遣管理ソフトを選び基準
システムやソフトは世の中にたくさんありますが、まず前提をして人材派遣会社であれば、人材派遣会社の業務に特化したソフトを選びましょう。
そしてその中でも自社に合った管理ソフトを選ぶことが重要です。
ここでは、人材派遣管理ソフトを選ぶ基準や選び方を解説します。
1.現場の運用に適しているか
自社に合わないソフトの導入には注意が必要です。
高機能過ぎて現場のスタッフが使いこなせないようでは本末転倒。
まずは社内で業務効率化したい工程や課題を洗い出し、課題に適したソフトかどうかが選ぶ基準となります。
2.セキュリティ
個人情報を多く取り扱う人材派遣会社は、セキュリティ面も重要です。
管理ソフトには、パソコンにインストールするタイプとクラウド型のタイプがあります。
セキュリティ面を考慮するなら、クラウド型がおすすめです。
インストールしたパソコンから、パスワードなしに誰でも情報が閲覧できてしまうのは問題です。
クラウド型であれば、重要データはサーバー上での管理になるため、IDパスワードを外部に漏らさない限り、個人データ等の情報漏洩はありません。
管理ソフトを選ぶさいは、セキュリティ面もチェックしてみてください。
3.カスタマイズはできるか
人材派遣ソフトには、勤怠管理、給与管理などさまざま機能が用意されていますが、「機能をカスタマイズできるか」といった柔軟性も選ぶ上で重要です。
必要な機能だけセレクトできたり、すでに導入している「外部のシステムと連携できるか」といった柔軟性があるソフトを選びましょう。
4.サポート体制
導入後のサポート体制もチェックするべきポイントです。
社内にいざ導入しても、運用できるまでには時間を要するもの。
使用方法やトラブルがあった場合は、迅速に対処してくれるアフターフォローがあると安心です。
よくある導入失敗事例
ソフトを導入するだけでなく、業務を効率化し、さらに売り上げにつなげてはじめて成功といえます。
失敗しないためにも、最後によくある失敗事例をみていきましょう。
失敗事例① 社員がソフトを使いこなせない
導入したソフトを使いこなせず、月額費用だけ払い続けることになった、というのはよくある失敗事例です。
一部のシステムだけを利用して、大部分は使われない状態なんてことも。
せっかく導入したのに、これではもったいないですね。
導入したらおわりではなく、導入後の運用と社員への教育なども重要になります。
導入後のサポートをしてくれる会社もあります。
社内に浸透してうまく活用できるまで、アドバイスなどをもらいながら、運用していきましょう。
失敗事例② 業務に適していないソフトを導入
業界での評判のよさや、価格だけで判断して導入してしまうと、実際の業務に適しておらず使いにくいなんてこともよくあります。
管理ソフトを選ぶときは、評判のよさ・価格ももちろんですが、それ以上に「自社に適したソフトなのか」をまず考えましょう。
管理ソフトの選定の前に「課題の洗い出し」が大切です。
社内で必要な機能だけ必要な分使えるようにカスタマイズできるといったソフトもあるので、柔軟に利用できるソフトがいいですね。
失敗事例③ 企業側にITリテラシーのある人材が少ない
企業の経営者層にITの知識を持つ人材がおらず、システム導入会社にすべて丸投げしてしまうケースも多くみられます。
システムを導入する会社はプロをとはいえ、クライアントの内部事情は当然ながらわかりません。
結果、業務にはそぐわないソフトが導入されてしまい、かえって現場スタッフの業務が増えてしまうなんてことも。
まずは、IT知識のある人材がいれば、その代表社員とシステム導入会社とでコミュニ―ケーションをとり、ソフトの導入を進めていくのが理想的です。
このような失敗事例にならないためにも、導入前の「自社の課題の洗い出し」と導入後の「運用方法や社員教育」をしっかり行うことをおすすめします。
人材派遣管理ソフト 「クオリード人材派遣クラウド」
引用元：https://quo-haken.com/index.php
クオリード人材派遣は、クラウド型の人材派遣管理ソフトです。
派遣業を知り尽くしたエンジニアが設計しており、まさに人材派遣会社のために作られた「人材派遣ソフト」です。
一部の業務だけでなく、スタッフ管理、クライアント管理、受注管理、請求管理、給与管理の煩雑な派遣業務を網羅し、データを統一、集約できます。
その上で柔軟にカスタマイズができ、必要な機能だけを自由にセレクトすることができるのも魅力です。
利用中の使い慣れた他社ソフトとの連携も可能で、既存のソフトを無駄にすることなく活用できる点は「クオリード人材派遣クラウド」ならでは。
クラウド上で管理ができるので、サーバーやソフトウェアのインストールも不要。ネット環境があればすぐにログインして使うことができ、セキュリティ対策も万全となっています。
またAIによる人材マッチング機能付きで、業務効率をあげることができます。
自社に合った管理ソフトの選定は非常に重要です。
導入前に無料トライヤルができるので、自社に合っているのか、まずは試してみるのはいかがでしょうか。
▼「クオリード人材派遣クラウド」の無料体験
https://www.quo-haken.com/trial.html
まとめ
人材派遣会社の業務効率は急務の課題です。
しかし管理ソフトの選定は、ぜひじっくり考えて選んでみてください。
「自社にどう生かせるか？」「抱えている課題を解決できるか？」といった点を見極めて、業務効率アップと売上アップにつなげましょう。
まずは一度トライヤルを検討してみてください。
